С чего начать автоматизацию бизнес-процессов: 5 шагов для малого бизнеса
Автоматизация часто кажется большим и дорогим проектом с толстым техническим заданием. Для малого бизнеса правильнее начинать с одного процесса и быстро получить результат.
Шаг 1. Найдите, где уходит больше всего времени
Спросите сотрудников, какую работу они делают каждый день одинаково. Обычно это ответы на однотипные вопросы клиентов, запись, оформление заказов, перенос данных между таблицами, сбор отчётов.
Шаг 2. Выберите один процесс
Лучший кандидат для старта: процесс, который повторяется много раз в день, следует понятным правилам и напрямую влияет на деньги. Чаще всего это приём заявок и ответы клиентам: каждая потерянная заявка означает потерянную выручку.
Шаг 3. Соберите примеры
Техническое задание не нужно. Достаточно 2-3 примеров типичной переписки с клиентами, прайса и правил: что можно обещать, что передавать сотруднику. Лучше всего позвать на разбор человека, который делает эту работу сейчас.
Шаг 4. Запустите и проверьте
Запуск одного процесса занимает 2-4 недели. Перед подключением к реальным клиентам процесс проверяется на тестовых диалогах. В нашем проекте для автосервиса 50 из 50 проверочных диалогов были пройдены без ошибок: цены только из прайса, запись в журнал, расшифровка голосовых.
Шаг 5. Измерьте результат
Сравните показатели до и после: сколько обращений получили ответ, как быстро, сколько дошло до записи или заказа, сколько времени освободилось у сотрудников. Ежедневная сводка владельцу показывает эти цифры без ручного подсчёта.
Что дальше
Когда первый процесс работает, можно добавлять следующие: напоминания, закупки, каталог, отчёты руководителю. Так автоматизация растёт вместе с бизнесом и окупается на каждом шаге.
Частые вопросы
Нужно ли техническое задание?
Нет. Достаточно рассказать, как вы работаете сейчас, и показать несколько примеров переписки с клиентами.
Сколько стоит первый шаг?
Автоматизация одного процесса от 24 700 ₽ за внедрение и от 2 900 ₽ в месяц за сопровождение.
Что если процесс у нас нестандартный?
Такие проекты считаются индивидуально. На бесплатном разборе мы покажем, что можно автоматизировать быстро, а что требует доработки.